거래처 주문 등록표: 이메일·메신저·전화를 한 번호로 묶는 방법

주문이 누락되는 지점은 접수보다 확정 과정이다

이메일이나 메신저에 주문이 남아 있어도 실제 처리표에 등록되지 않으면 재고와 납기 확인이 시작되지 않습니다. 반대로 여러 담당자가 같은 메시지를 보고 각각 등록하면 중복 주문이 생깁니다.

통합 주문표는 모든 채널을 없애는 시스템이 아닙니다. 원본 채널은 그대로 두고, 주문이 접수된 뒤 확정·준비·출고·입금 상태를 한 번호로 추적하는 장부입니다.

통합 주문번호와 원본번호를 둘 다 보관하기

내부 번호 예시는 B2B-20260716-001처럼 날짜와 순번을 조합할 수 있습니다. 이메일 주문번호나 플랫폼 번호가 있다면 채널 원본번호 열에 따로 기록합니다.

내부 번호는 업무 연결에 사용하고 원본번호는 고객과 대조할 때 사용합니다. 둘 중 하나만 보관하면 내부 상태 또는 외부 원문을 찾기 어려워집니다.

등록표에 필요한 열

전화 주문은 원본 링크가 없으므로 통화 직후 주문 내용을 문자나 이메일로 상호 확인하거나 내부 메모를 남깁니다. 기억만으로 등록하면 상품 규격과 납기 이견이 생기기 쉽습니다.

샘플 주문 두 건 판정

샘플상사는 이메일로 A상품 10개를 요청했고 재고 확인이 끝났지만 요청납기보다 확정납기가 하루 늦습니다. 주문 상태를 확정으로 바꾸기 전에 거래처가 새 납기를 확인했는지 기록합니다.

예시유통은 메신저로 B상품 5개를 요청했지만 재고와 선입금이 확인되지 않았습니다. 접수와 확정을 같은 상태로 취급하면 준비가 시작되거나 납기를 잘못 약속할 수 있습니다. 이 건은 보류 상태로 두고 확인 항목을 표시합니다.

거래처 주문 CSV

B2B 거래처 주문 등록표 CSV 내려받기

샘플 거래처와 금액은 가상 데이터입니다. 실제 사용 시 원본 메시지 링크와 내부 접근 권한을 추가하고, 필요하지 않은 개인정보는 저장하지 않습니다.

상태값은 적을수록 좋다

처음에는 다음 여섯 개면 충분합니다.

접수 → 확인중 → 확정 → 준비중 → 출고완료 → 종료

진행할 수 없는 주문은 보류, 취소된 주문은 취소로 분리합니다. 담당자마다 진행, 거의완료, 확인완료 같은 표현을 새로 만들지 않도록 상태 정의를 표 위에 적습니다.

변경 주문을 처리하는 규칙

수량, 단가, 납기 중 하나가 바뀌면 변경 시각과 요청자를 기록합니다. 출고 준비가 시작된 뒤 변경됐다면 담당자 확인이 필요합니다. 기존 값을 완전히 삭제하지 않고 변경 전 값을 이력 시트에 남깁니다.

변경 요청이 원본 채널에만 남고 통합 표에 반영되지 않는 상황을 막기 위해, 하루에 두 번 원본 이후 변경 여부를 확인하거나 채널 알림을 담당자에게 보낼 수 있습니다.

자동화가 유용한 부분

• 채널 원본번호 중복 확인
• 주문금액 계산
• 요청납기가 지났는데 확정납기가 없는 행 표시
• 재고확인이 비어 있는 확정 주문 경고
• 출고완료 뒤 입금조건에 따른 확인일 생성

거래처와 납기를 확정하거나 예외 단가를 승인하는 일은 사람에게 남깁니다.

하루 마감 확인

마감 전에 오늘 접수된 원본 수와 등록표 행 수를 비교합니다. 확인중 또는 보류인 주문에는 다음 확인일과 담당자가 있어야 합니다. 출고완료 주문은 매출·청구·입금 연결표로 이어지는지 확인합니다.

통합 주문표의 성공 기준은 채널을 하나로 줄이는 것이 아닙니다. 어떤 채널에서 주문이 와도 처리 상태와 다음 책임자가 한곳에서 보이는 것입니다.