자동화 전 업무 목록 만들기: 5일 관찰로 입력·예외·완료조건 찾기

도구를 먼저 고르면 빠지는 정보

자동화 상담에서 “메일을 시트로 옮기고 싶다”는 요청을 자주 볼 수 있습니다. 하지만 실제 업무를 보면 메일마다 양식이 다르고, 첨부파일을 열어야 하며, 재고가 없을 때 담당자에게 묻는 과정이 있습니다. 메일을 옮기는 기능만 만들면 핵심 예외는 그대로 사람에게 남습니다.

업무 목록은 기능 목록이 아닙니다. 일이 시작되는 순간부터 완료를 확인하는 순간까지 실제로 무엇이 일어나는지 기록하는 문서입니다.

5일 동안 관찰할 항목

다음 항목을 업무가 발생할 때마다 적습니다.

첫날에는 자세하게 적고, 둘째 날부터 반복되는 단계에 표시합니다. 금요일에는 업무별 발생 횟수와 총시간을 합칩니다. 기다림 시간은 자동화로 줄일 수 있는 처리시간과 분리해야 합니다.

업무 이름을 행동으로 적기

고객 관리, 매출 관리, 문서 업무처럼 큰 이름은 자동화 범위를 정하기 어렵습니다. 다음처럼 시작과 결과가 보이게 바꿉니다.

• 고객 관리 → 상담 후 다음 연락일 기록
• 매출 관리 → 전일 입금과 주문 금액 대조
• 문서 업무 → 회의 원문에서 결정사항 표 작성
• 주문 처리 → 전화 주문을 통합 주문번호로 등록

행동 단위로 적으면 한 업무 안에서도 자동화 가능한 부분과 사람이 판단할 부분이 나뉩니다.

예외를 숨기지 않는 인터뷰

담당자에게 “평소에는 어떻게 하나요?”라고 묻는 것만으로 부족합니다. 다음 질문이 실제 예외를 찾는 데 도움이 됩니다.

• 지난주에 가장 오래 걸린 건은 무엇이 달랐나요?
• 원본 정보가 없을 때 누구에게 확인하나요?
• 잘못 처리한 사실은 어디에서 발견하나요?
• 고객이 급하다고 하면 순서가 어떻게 바뀌나요?
• 담당자가 없으면 다른 사람이 이어서 할 수 있나요?
• 완료됐다고 표시한 뒤 다시 열어 보는 경우는 언제인가요?

예외를 자동화에서 빼는 것이 아니라, 예외가 발생하면 수동 대기열로 보내는 규칙을 만들기 위해 묻는 질문입니다.

업무 목록 CSV

자동화 전 업무 목록 CSV 내려받기

파일에는 업무 ID, 시작 조건, 입력자료, 현재 처리 순서, 완료 조건, 예외 상황, 발생 횟수, 소요시간, 담당자 열이 있습니다. 샘플 두 행을 삭제하지 말고 복사해 자신의 업무와 비교하면 빠진 항목을 찾기 쉽습니다.

목록을 네 가지 결과로 분류하기

5일 기록을 마치면 각 업무를 다음 중 하나로 분류합니다.

1. 즉시 정리: 양식과 완료 기준만 통일해도 좋아지는 업무
2. 규칙 자동화 후보: 입력과 결과가 일정하고 예외가 적은 업무
3. AI 초안 후보: 요약·분류처럼 사람이 최종 판단해야 하는 업무
4. 보류: 발생이 드물거나 위험이 높아 자동화 비용이 더 큰 업무

보류가 실패를 뜻하지 않습니다. 자동화하지 않을 일을 명확하게 정하면 중요한 후보에 시간을 집중할 수 있습니다.

완료 기준을 테스트하는 방법

다른 담당자에게 업무 목록만 보여주고 같은 결과를 만들 수 있는지 확인합니다. 질문이 많이 나오면 입력자료나 완료 조건이 부족한 것입니다. 예를 들어 “주문 등록 완료”라고만 쓰면 재고 확인과 납기 약속이 빠질 수 있습니다.

자동화는 불명확한 업무를 명확하게 만들어 주지 않습니다. 불명확한 단계를 더 빠르게 반복할 뿐입니다. 5일 관찰 기록이 도구 선택보다 먼저 필요한 이유입니다.